1. Ordinamento delle schede
Le biblioteche di una stessa città si succedono secondo l'ordine alfabetico, e parimenti i fondi all'interno di una biblioteca.
   1.1. Se in una biblioteca esiste un fondo principale di manoscritti (sia esso denominato fondo principale, fondo storico, fondo antico o simili, sia esso senza alcuna denominazione specifica) questo precede gli altri fondi. All'interno del singolo fondo le schede dei manoscritti si succedono secondo l'ordine progressivo di segnatura. Nel caso di volumi dedicati ad intere province, prima vengono le schede relative al capoluogo di provincia, poi, in ordine alfabetico, le schede relative alle altre sedi di conservazione.
   1.2. Ogni scheda è introdotta da un numero d'ordine in cifre arabiche, che individua la scheda negli indici.

2. Segnatura
La scheda è introdotta dalla segnatura attualmente in uso.
   2.1. Tutte le segnature precedenti, anche di età moderna, esplicitamente attestate dal manoscritto sono collocate nella sezione relativa alla storia del codice.

3. Data
La scheda è introdotta dal dato cronico, seguito da eventuale dato topico.
   3.1. Il dato cronico converte la data espressa dal manoscritto allo stile moderno. Laddove l'uso cronologico seguito dal copista non sia certo, si offre il dato cronico così come appare nel manoscritto. Il dato cronico è offerto secondo la successione anno, mese, giorno, senza segni di punteggiatura intermedi: "1412 luglio 13".
   3.2. Il dato topico identifica e converte in forme normalizzate l'indicazione di luogo presente nel manoscritto. Ove l'identificazione non sia certa, il dato topico è restituito nella forma espressa dal manoscritto in carattere spaziato: "1488 luglio 25, auf dem Rocken".

4. Contenuto
Gli autori e le opere sono indicati in forme normalizzate. Nel caso di più autori e opere può essere formulata un'intestazione complessiva per l'intero manoscritto o per una sua sezione.
   4.1. Nel caso più semplice, un solo autore e una sola opera, si segue questo modello:
"FRANCESCO PETRARCA, Rime (ff. 1rA-185vA)".
Tale modello viene iterato nel caso di più autori o di più opere, ad esempio:
"BOEZIO, Consolazione della filosofia (ff. 2r-212v)
HEINRICH STEINHOVEL, Apollonius von Tiro (ff. 1r-125r)".
Nel caso di una raccolta di testi di modesta estensione si possono compilare titoli sommari, con l'eventuale identificazione di singoli testi di maggiore rilievo, secondo il modello:
"Miscellanea di opere mediche (ff. 58r-73v), fra cui:
BARTOLOMEO DA MONTAGNANA, Antidotarium (ff. 58r-65v)".
In ogni caso la descrizione, di livello sommario, non intende censire analiticamente ogni singolo testo, anche di modesta estensione: suo scopo è fornire una caratterizzazione complessiva dei testi presenti nel manoscritto.
   4.2. Il riferimento alle edizioni o ai repertori utilizzati per l'identificazione di testi adespoti, di dubbia attribuzione, o di tradizionale attribuzione falsa o errata, è indicato secondo il seguente modello:
"De verborum significationibus (ff. 1r-165r; cfr. Bursill-Hall, Census, 96 nr. 127. 3. 1)".
   4.3. Nel caso di opere non identificate si forniscono un titolo indicativo della natura del testo e l'incipit di almeno 6-7 parole significative, secondo il seguente modello:
"Glossarium latino-germanicum: De mundo et primo de ipso secundum se totum, secundo de partibus in eo contento et cetera, inc. Mundus werlt, macrocosmus meerwerlt, microcosumus [sic] onderwerlt (ff. 372r-386v)".
Non si offrono incipit per raccolte di brevi testi, di sermoni diversi, di estratti, in genere per tutti quei testi che non hanno una forma letteraria chiusa.
   4.4. Eventuali anomalie del testo dipendenti da cause meccaniche, da difetti della tradizione o da scelte del copista sono segnalate usando i seguenti termini:
cause meccaniche
acefalo
mutilo
lacunoso
scelte redazionali o difetti di tradizione
interrotto
estratti
"ARISTOTELE, Ethica (ff. 1r-50v), acefalo e mutilo
AGOSTINO, De agone christiano (ff. 3r-25v), estratti".
Di norma non si danno informazioni sulla entità e localizzazione delle lacune.

5. Materia scrittoria
La materia scrittoria è indicata con le abbreviazioni: "membr." e "cart.". Di norma non si danno indicazioni relative ai fogli di guardia.
   5.1. Nel caso di supporto a fascicoli misti, si usano forme descrittive del tipo: "Cart. e membr. (membr. il bifolio esterno dei fascicoli 1-8)".
   5.2. Nel caso di una successione di fascicoli omogenei è opportuno dare l'indicazione dei ff. per esteso, così: "Membr. (ff. 1-34) e cart. (ff. 35-72)".
   5.3. Nel caso di membrane palinseste si usano rapide forme descrittive del tipo: "Membr. (palinsesti su documenti del sec. XIV i ff. 4, 8, 12, 18)". Laddove siano opportune notizie più dettagliate, si fa ricorso alle note.

6. Numero dei fogli
Si indica il numero dei fogli nella seguente forma: "ff. III, 118, II'".
   6.1. Viene indicato il numero effettivo dei fogli dando fra parentesi tonde, dopo il numero effettivo, il numero dei fogli secondo la numerazione più recente, es.: "I, 118 (116), I'". Nel caso in cui la numerazione più recente o l'unica esistente nel ms. non coincida col numero effettivo dei ff., se ne dà spiegazione in nota. Per ogni citazione dal manoscritto si segue la numerazione più recente. Non sono indicati i fogli bianchi.
   6.2. Nel caso in cui il manoscritto sia paginato si offre la seguente indicazione : "ff. I, 120 (pp. 240), I'".
   6.3. Ai fini di una inequivoca citazione i fogli di guardia posteriori sono individuati con un apice; in tal modo f. I è la prima guardia anteriore, f. II' è la seconda guardia posteriore. Sono computati tutti i fogli di guardia, anche moderni e di restauro, senza specificarne la datazione. Nel caso di ff. di guardia recuperati da mss. o documenti se ne dà notizia in nota.
   6.4. Sono segnalate solo le numerazioni antiche (fino al sec. XV), con formule essenziali quali: "numerazione del sec. XV da 1 a 87"; "numerazione coeva da 1 a 132".

7. Fascicolazione
La fascicolazione è offerta mediante collazione dei fascicoli: "18, 29, 311, 4-1210".
   7.1. L'analisi della fascicolazione è completa, ma sintetica; fa riferimento al numero dei fogli, ma non specifica le cause (aggiunte, sottrazioni, eventuali accidenti di restauro) che originano fascicoli irregolari.
   7.2. Dopo l'indicazione di fascicolazione si segnala la presenza dei richiami, così: "richiami", riservando la specificazione: "richiami verticali" per i soli richiami verticali.
   7.3. Dopo l'indicazione dei richiami, si rende conto dell'eventuale numerazione dei fascicoli con cifre o lettere e della loro eventuale segnatura a registro, così: "numerazione dei fascicoli in cifre arabiche"; "numerazione dei fascicoli in lettere"; "numerazione dei fascicoli in lettere (fasc. 1-10) e in numeri romani (fasc. 11-19)"; "segnatura a registro".
   7.4. Dopo l'indicazione della numerazione dei fascicoli, nel caso di fascicolo membranaceo, si segnala se il fascicolo inizia con lato carne o lato pelo, così: "inizio fascicolo lato carne".

8. Formato
Per i manoscritti cartacei il formato è così indicato: "in-folio; in-4°; in-8°".
   8.1. Si segnala il formato che risulta dalle piegature del foglio originario, individuandolo attraverso l'esame della posizione di filoni, vergelle e filigrana.

9. Dimensioni e schema di impaginazione
Le dimensioni sono offerte in millimetri, altezza per base. All'indicazione delle dimensioni segue l'analisi dello schema di impaginazione, di cui sono offerti tutti gli elementi costitutivi.
   9.1. Tutte le misure sono prese sul recto di un foglio rappresentativo di tutto il manoscritto, se possibile il foglio centrale recto del fascicolo 2.
   9.2. Le dimensioni sono offerte in questa forma per un manoscritto con schema di impaginazione a una colonna: "205 × 149 = 22 [147] 36 × 19 / 4 [94] 4 / 28"; in questa forma per un manoscritto a due colonne: "304 × 214 = 50 [198] 56 × 29 [59 (17) 63] 46" (sempre senza indicazione mm).
   9.3. La struttura della pagina è segnalata così: area destinata alla scrittura fra parentesi quadre, eventuale intercolumnio fra tonde, tutte le altre scansioni della pagina in orizzontale e in verticale individuate da una riga tracciata sono rese separandole fra loro con una sbarra obliqua. L'esempio sopra riportato per il manoscritto a una colonna significa: margine superiore 22, altezza specchio di scrittura 147, margine inferiore 36, margine interno 19, colonnina per le maiuscole 4, larghezza specchio di scrittura 94, colonnina per le maiuscole 4, margine esterno 28. L'esempio sopra riportato per il manoscritto a due colonne significa: margine superiore 50, altezza specchio di scrittura 198, margine inferiore 56, margine interno 29, colonna sinistra 59, intercolumnio 17, colonna destra 63, margine esterno 46.
   9.4. Si segnalano i casi di assenza di rigatura con specchio di scrittura costante, o di utilizzo anomalo dello schema di impaginazione (es. "rigatura su due colonne usata per mise en page a colonna unica centrale").
   9.5. Se una parte omogenea e consistente del codice presenta diversità di schema di impaginazione si offre una seconda misurazione, in tal modo: "300 × 221 = 23 [221] 56 × 24 / 5 [147] 5 / 39 (ff. 1r-57v); 15 [235] 50 × 22 / 5 [150] 6 / 38 (ff. 58r-89v)".

10. Righe e linee
Si indica il rapporto fra numero delle righe tracciate e numero delle linee scritte, nella seguente forma: "rr. 25 / ll. 24".
   10.1. Qualora siano presenti solo le righe esterne di riquadratura, senza righe guida (rettrici) per la scrittura, la nostra indicazione sarà: rr. 2 / ll. 24, dove il 2 indica la presenza della riga superiore e inferiore di riquadratura, 24 il numero delle linee di scrittura.
   10.2. Se una parte omogenea e consistente del codice presenta diversità di rigatura si prende una seconda misurazione, presentandola in tal modo: "rr. 42 / ll. 41 (ff. 2r-232v), rr. 2 / ll. 40 (ff. 233r-336v)".
   10.3. Se il numero di linee scritte, in assenza di rettrici, varia in modo apprezzabile, si segnala così: "rr. 2 / ll. 32 variabili".
   10.4. Laddove manchi o sia incompleto lo schema di impaginazione eseguito mediante rigatura, ma l'impaginazione sia comunque costante, verrà formulata una nota di questo tipo:

11. Tecnica di rigatura
La rigatura è definita in termini generali: "rigatura a secco, rigatura a colore".
   11.1. Nel caso non infrequente di tecnica mista si dà solo l'indicazione: "rigatura mista a secco e a colore" o "rigatura mista a colore" (per i casi in cui si alternano righe a inchiostro e righe a piombo).
   11.2. Si segnala l'uso di strumenti quali, ad esempio, la 'tabula ad rigandum', in tale forma: "rigatura a secco, con tabula ad rigandum".
   11.3. Si segnala la presenza di glossa organica, inquadrante o interlineare per cui sia stato predisposto uno schema di scrittura

12. Scrittura
Si segnala la presenza di più copisti, così: "due mani: mano 1 (ff. 1rA-27vB, 94rA-130vB); mano 2 (ff. 27vB-94rA)".
   12.1. Nel caso, non infrequente, in cui sia incerta la successione delle mani da attribuire a copisti diversi si usano queste formule: "almeno due mani"; "almeno tre mani". Nel caso di una successione indeterminata di più di tre mani si usa la formula: "più mani".
   12.2. Non viene offerta descrizione o definizione di scrittura.
   12.3. Si segnalano note marginali coeve, o comunque antiche (entro il sec. XV).

13. Decorazione
La decorazione è descritta in forme essenziali.
   13.1. Per l'identificazione e l'analisi dei singoli elementi della decorazione si fa riferimento ai protocolli descrittivi correnti, quali ad esempio la Guida a una descrizione uniforme dei manoscritti e al loro censimento, Roma, ICCU, 1990, 91-102 (da integrare, per particolari problemi terminologici, con Marilena Maniaci, Terminologia del libro manoscritto, Roma, Istituto centrale per la patologia del libro - Milano, Editrice Bibliografica, 1996, 247-329).
   13.2. Gli interventi decorativi di maggior rilievo sono identificati con espressioni quali: "illustrazioni, cornici, fregi, iniziali miniate (con oro)". Nei casi di decorazione di particolare importanza può essere opportuno il riferimento al foglio, con eventuale rinvio alla bibliografia specialistica.
   13.3. Per le iniziali di penna si propongono espressioni quali: "iniziali filigranate", "iniziali semplici".
   13.4. Per altri elementi distintivi, di solito in rosso, si propongono espressioni quali: "rubriche, titoli correnti, segni di paragrafo, ritocchi in rosso".
   13.5. Con l'indicazione: "spazi riservati" si segnala la presenza di spazi destinati alla decorazione rimasti bianchi.

14. Legatura
La legatura è descritta in forme essenziali.
   14.1. L'indicazione di data e di materiali costitutivi della legatura è offerta con espressioni sintetiche quali: "legatura antica in assi e dorso in cuoio"; "legatura moderna in pergamena rigida"; "legatura antica coi piatti coperti in cuoio impresso a secco"; "legatura moderna in mezza pergamena".
   14.2. Se la legatura è stata restaurata nel corso del XX secolo, si usano formule quali:
"Legatura di restauro in pergamena (Biblos, Firenze, 1996)".
   14.3. Nel caso di legatura di restauro sono segnalati i materiali antichi riutilizzati, con formule quali: "Legatura di restauro con riuso del cuoio dei piatti antichi impresso a secco, borchie e cantonali".

15. Elementi di datazione
Si offre la trascrizione del testo o dei testi che permettono di considerare datato il manoscritto.
   15.1. La trascrizione è in forma interpretativa, secondo le regole stabilite nelle Norme per i collaboratori dei manoscritti datati d'Italia, 21-26.
   15.2. Tutti i testi trascritti dal manoscritto sono in carattere corsivo (elementi di datazione, storia del codice).

16. Storia del codice
Si presentano tutte le notizie relative alla storia del codice in nostro possesso.
   16.1. In ordine cronologico, e con esplicita datazione attribuita dal catalogatore, si trascrivono note di possesso ed ex libris di privati e di istituzioni, segnature anteriori all'attuale; si segnalano timbri antichi (tutti quelli anteriori ai timbri che identificano il manoscritto nell'attuale sede di conservazione). Spesso sono significativi per la storia del codice anche antichi titoli, o cartellini con titolo, che di norma identificano sempre un ordinamento e una stratigrafia della biblioteca in cui il codice era conservato. I titoli più antichi (di norma entro il sec. XV) sono trascritti, i successivi sono indicati in forme sintetiche solo se significativi per la storia del manoscritto.

17. Bibliografia
La bibliografia in calce alla descrizione è tendenzialmente esaustiva dal 1946 in poi. Anteriormente censisce solo gli studi di maggiore rilievo relativi al manoscritto e tutti i cataloghi e le descrizioni a stampa. In assenza di cataloghi editi dà conto di cataloghi o descrizioni non a stampa, che comunque possono essere citati in ogni caso in cui il catalogatore lo ritenga opportuno.
   17.1. Nel caso di manoscritti che presentino una bibliografia recente molto ampia, potranno essere omesse quelle voci in cui il riferimento al manoscritto è limitato a citazioni cursorie o chiaramente di seconda mano.

18. Tavole
La scheda è accompagnata dal riferimento a una o più tavole.
   18.1. Viene fornita almeno una foto di una pagina del manoscritto esaminato, che, ove possibile, è riprodotta a grandezza naturale.

19. Manoscritti compositi
Nel caso di manoscritto composito si offre, sotto la segnatura, l'indicazione: "Composito". Si forniscono in un'apposita sezione i dati essenziali relativi alla struttura materiale del volume composito: materia scrittoria, numero dei fogli, misure delle dimensioni massime, legatura. Seguono in tre sezioni distinte: una sintetica caratterizzazione del contenuto delle sezioni del composito; la storia del codice, per tutto quello che è posteriore all'allestimento del composito; la bibliografia che è generale, per tutto il codice.
Segue l'indicazione della sezione datata del composito e la sua datazione, per esempio:
"I. ff. 2-77 [14]65 giugno 2, Padova".
Segue poi la descrizione della singola sezione del composito nella stessa forma della scheda di un manoscritto unitario, con i dati storici relativi esclusivamente alla porzione datata.